移転当日までの準備
オフィス移転する際に、いくつかの準備が必要になります。社内の誰にとってもあまり経験のない作業だけに、事前の準備がいきとどかない場合が多いようです。移転当日まであたふたしないように、当日までの準備を一度確認しておきましょう。
【Step1】
移転に必要な費用を見積る
移転に必要な経費は、規模や内容によって大きく変わります。何を優先させるか決めたら、各業者から見積を取ってみましょう。予算の融通の仕方によって内容が縮小してしまうこともあるので、気をつけて下さい。
(1) 契約に必要な費用・・・敷金、保証金、仲介費用、共益費
(2) 引越費用・・・引越用資材、什器備品、搬出〜輸送〜搬入設置
(3) 什器購入費用・・・購入什器、搬入設置費用
(4) 各工事費用・・・内装、電気、電話、LAN、通信
(5) 廃棄物処理費用・・・不要什器備品・書類の運送・処分費用
(6) 原状回復費用・・・内装
※(2)〜(5)については各専門業者から費用削減のためにも見積りをとり、価格やサービス内容が一番都合に合うところを選ぶように心がける
【Step2】
各業者の決定
【Step3】
移転実施スケジュールの決定
スケジュールの詳細を確定していくためには、まず社内（総務・人事部）で担当者を決めて各業者と移転先の工事内容を詰め、必要な日数を割り出す必要があります。
工事日は依頼する工事会社だけでなく、移転先のビル管理会社にも予め予定を報告しておきましょう。場合によっては予定どおりに移転作業が進行できない場合もあるので事前に確認しましょう。
搬入作業だけでなく、購入什器も移転作業に合わせて期限内に納品できるかどうか確かめておきましょう。
【Step4】
作業当日までの事前準備
【Step5】
移転実施
移転目的
移転をするには様々な目的があります。広さ・キャパシティ・賃料・立地条件など、目的の優先順に項目を決めておけば、本来の目的に沿った物件が探しやすくなります。
まずは以下の手順を踏んで物件を選定していくことをお勧めします。
原状問題の認識と移転目的・優先順位の明確化
優先順位を明確にすることで、情報収集能力がグッと上がります。
なぜ（移転目的）・どのようにして（方法）・どこへ（移転場所） ・誰が（人員） ・いつ（移転時期）・何を（設備）・いくらで（予算）、といった内容を書き出してみましょう。
移転スケジュール計画を立てる
事務所移転には引越作業以外にも工事などの作業が発生します。
そのため、最初から綿密なスケジュールを組むのは容易ではありません。
まずは解約予告期間から逆算した移転希望日をもとに予定を組み、細かいスケジュールを後から決めていきましょう。
◆現契約内容のチェック事項（現在契約している物件の条件）◆
(1) 解約予告を行う
現物件の契約書を確認し、解約をする場合は何ヶ月前までに事前予告が必要なのか確認したうえで、不動産会社に書面にて通知します。解約日までは現在の物件の賃料を支払うことになるので新オフィスと現オフィス両方の家賃を二重に支払うような事態は避けましょう。
(2) 原状回復内容を確認する
どこまでの原状回復を求められるのかを確認しましょう。その際、お客様による原状回復の業者の指定は可能なのか、それとも、貸主指定になるのかどうかの確認が必要となります。
(3) 特約事項を確認する
契約書に、特別に付加した条項はないかを確認する必要があります。
(4) 保証金（預託金）の返還に関して
返還金額・返還予定日を確認することも必要です。
情報収集･物件選定
オフィス選びは、お客様に対するイメージやアクセスの利便性、市場の密集度や作業効率など業務上非常に重要な要素の一つになります。
快適なオフィスを見つける際、「立地面」「環境面」「コスト面」の３つが重要なポイントとなります。３つのポイントから希望や目的を明確にすることで快適なオフィス実現の近道になります。
立地面から選定する
賃料相場は常に変動しています。ですから、市場動向をこまめにチェックして、計画的でリーズナブル、利便性の高いオフィスへの移転を目指してください。
◆運営上有利な拠点への移転◆
・お客様の認知度の高い場所への移転
・取引先へのアクセスに利便性の高い立地への移転
・銀行、郵便局、役所等の業務上利用する公共機関への利便性が高い立地への移転
・自社産業が集中産業となっている立地への移転
◆企業イメージの向上◆
・目指すイメージに沿った企業の集中する立地への移転
・外観、設備、内装、交通の各要素においてより条件の整った立地への移転
オフィス環境から選定する
オフィス内の机の配置や温度の調整などを見直すことで生産性の高いオフィスづくりが実現します。下記のポイントを参考に、より生産性の高いオフィス実現を目指してください。
・ノンテリトリアルオフィス（オフィスを機能別に区分けしつつ空間の共有化を図る）レイアウト
・OAフロア（フリーアクセスフロア）の整備
・オフィス内照度750〜1000ルクスの確保
・空調→温度：夏季26〜27度・冬季20〜22度／湿度・40〜60%の確保
・天井高2600ｍｍ以上の確保
・ユニバーサルデザインの対応
・リラクゼーションルーム（喫煙・リフレッシュルームやカフェスペース等）の確保
◆ノンテリトリアルオフィス◆
コスト面から考えるべきこと
移転をきっかけにフロア統合することにより、スペースの有効利用、コストの削減につながります。
◆固定経費の削減◆
・複数貸室からフロア統合し、スペースを削減
・アクセスの利便を考慮し、交通費、出張費の削減
・ビル共用部を有効面積に含まない契約の物件に移転し、賃料の削減
・空調費などの安い物件へ移転しランニングコストを削減
◆削減される費用の有効利用◆
・移転・工事費用への補填に当てる
・設備投資に当てる
・より高いグレードのオフィスへの移転を図る
・社員へ還元する
